Perusahaan asuransi Grup UNIQA menerima ribuan dokumen kertas melalui pos setiap hari. Menyortir dan meneruskan dokumen-dokumen ini untuk tindakan memakan waktu dan usaha terlalu banyak, itulah sebabnya UNIQA mencari solusi Manajemen Proses Bisnis yang otomatis. Tujuannya adalah mempersingkat waktu pemrosesan, menurunkan biaya administrasi dan mendistribusikan beban kerja dengan lebih baik untuk mempercepat pemrosesan.
Dengan bantuan dari WebMethods Business Process Management (BPM) Suite, UNIQA mengotomatiskan seluruh proses untuk kantornya di Austria – mulai dari penerimaan hingga pemrosesan dokumen – dan telah menciptakan landasan yang layak untuk proyek optimisasi proses di masa depan.
* Distribusi lebih cepat hingga 7.500 lembar surat / hari
* Waktu pemrosesan yang lebih singkat dari beberapa hari hingga satu hingga dua jam
* Penugasan dokumen yang lebih akurat untuk administrator yang bertanggung jawab, sejak awal
* Peningkatan pelacakan setiap dokumen
* Peningkatan akuntabilitas melalui peningkatan pemantauan dan kontrol
* Penghasilan produktivitas yang lebih tinggi tidak lagi diperlukan
* Fleksibilitas yang lebih besar untuk beradaptasi dengan perubahan proses bisnis
Mengontrol banjir surat masuk
UNIQA Group Austria adalah salah satu grup asuransi terkemuka di Eropa Tengah dan dengan sengaja menggabungkan identitas Austria dengan sistem Eropa. Setiap hari, sembilan kantor pusat negara bagian dari perusahaan UNIQA di Austria dibanjiri dengan kertas hingga 7.500 lembar surat, masing-masing rata-rata lima halaman. Setelah surat masuk, setiap dokumen perlu ditugaskan ke administrator berdasarkan kriteria yang berbeda, seperti oleh cabang industri asuransi atau departemen yang bertanggung jawab.
Di masa lalu, distribusi dokumen padat waktu dan staf. Mungkin perlu beberapa hari sebelum dokumen akhirnya mencapai administrator yang tepat, yang kemudian harus memindai untuk keperluan dokumentasi dan pengarsipan.
Penyortiran dan distribusi yang lebih efisien
Sebagai bagian dari serangkaian proyek yang berbeda untuk mengoptimalkan proses bisnis, UNIQA memprakarsai proses “aliran dokumen elektronik”. Menggunakan BPM metode web, UNIQA bertujuan untuk meningkatkan pendekatannya saat ini dan juga menunjukkan potensi Manajemen Proses Bisnis untuk mendorong perbaikan proses lainnya.
Menurut Thomas Durstberger, manajer proyek yang bertanggung jawab di UNIQA Software Services GmbH, webMethods BPMS dipilih setelah mengevaluasi berbagai alternatif. Selain fungsionalitas dan kualitas BPMS webMetode, kolaborasi lama antara UNIQA dan proyek Arsitektur Berorientasi Layanan berkontribusi pada keputusan pemilihan.