Manusia unggul dalam memecahkan masalah yang kompleks. Sayangnya, manusia juga cenderung membuat kesalahan sederhana tanpa ‘peta jalan,’ atau daftar periksa operasi yang andal. Di era digital, kita kagum pada kemampuan komputer untuk memecahkan masalah. Tetapi kapasitas komputer untuk memecahkan masalah terbatas. Komputer cepat dan akurat. Tetapi mereka masih tidak mampu memecahkan masalah sulit yang kita hadapi setiap hari dalam kehidupan kerja kita. Kita manusia butuh bantuan. Kita membutuhkan manusia lain untuk membantu kita memecahkan masalah kompleks dengan lebih efektif. Tetapi kita juga membutuhkan cara untuk membantu mencegah kesalahan “bodoh” terjadi ketika kita menjadi sibuk dengan memecahkan masalah yang kompleks. Daftar periksa dapat membantu kami melakukan ini.
Apakah Anda bekerja di lingkungan yang kompleks, Sebelum Anda menjawab, apakah Anda tahu apa arti “kompleks” sebenarnya, Kemungkinannya, “kompleks” lebih rumit daripada yang Anda pikirkan. Kecuali jika Anda akrab dengan dunia teoritis ilmu kompleksitas Anda mungkin berpikir bahwa “rumit” dan “kompleks” memiliki arti yang sama. Anda bahkan dapat menemukan beberapa kamus yang akan memberi tahu Anda bahwa itu adalah sinonim. Tetapi, penelitian sains dan organisasi yang mutakhir akan memberi tahu Anda bahwa ada perbedaan besar antara istilah-istilah ini. Rumit adalah kebalikan dari yang sederhana. Tetapi “kompleks” menunjukkan tingkat kesulitan yang jauh lebih besar.
Menavigasi Situasi Kompleks dengan Daftar Periksa Operasi
Apa pun yang sederhana, dan bahkan hal-hal yang rumit, dapat, jika diperlukan usaha keras, dituliskan atau dipetakan. Komputer unggul dalam masalah semacam ini. Organisasi tempat Anda bekerja, jika organisasi itu besar, sangat rumit. Mungkin memiliki struktur organisasi yang rumit, peta proses dan dokumen yang banyak, rim standar dan manual dan sebagainya. Tapi, hal-hal rumit ini tidak lantas membuat bisnis Anda kompleks. Salah satu elemen yang membuat sistem organisasi menjadi kompleks adalah hubungan manusia di dalamnya. Hubungan-hubungan ini bergantung satu sama lain dan berada dalam kondisi perubahan yang konstan. Interaksi manusia sehari-hari sangat kompleks dan melebihi batas kemampuan pemrosesan komputer. Selain itu, organisasi Anda terhubung ke sistem eksternal yang luas, pasar atau ekonomi global, yang jauh lebih kompleks. Hanya manusia yang dapat menilai interaksi kompleks ini dan menyelesaikan masalah, betapapun tidak sempurna, yang muncul.
Untuk hal-hal yang kompleks, hanya pernyataan umum tentang hubungan yang dapat dibuat. Mereka melampaui batas prediktabilitas. Sistem yang kompleks, mungkin seperti bisnis tempat Anda bekerja, dan tentu saja masyarakat tempat Anda tinggal, memiliki kualitas keragaman, keterkaitan, dan saling ketergantungan sambil menunjukkan kemampuan beradaptasi terhadap perubahan keadaan. Perubahan, khususnya perubahan yang cepat, adalah salah satu atribut pengidentifikasi mendasar dari sistem yang kompleks. Kompleksitas adalah apa yang membuat pengambilan keputusan di pasar yang bergejolak saat ini begitu sulit dan membutuhkan strategi membangun tim kolaboratif untuk menyelesaikan masalah.
Dunia bisnis modern diserang oleh masalah rumit yang membombardir kita dengan frekuensi yang semakin meningkat. Dalam lingkungan seperti itu, sedikit, jika ada, individu memiliki pengetahuan, keahlian, atau bahkan kejeniusan yang diperlukan untuk menangani mereka sendirian. Selain itu, bahkan individu yang paling kompeten hanyalah manusia dan rentan terhadap kesalahan tanpa daftar operasi. Dan, seperti yang ditunjukkan oleh penelitian dan kumpulan bukti anekdotal, sering kali hal yang paling sederhana dan paling jelas yang kita salahkan. Pikiran manusia memang sangat kuat. Ia unggul dalam menganalisis masalah yang rumit dan bahkan rumit. Ketika kita fokus pada masalah membingungkan seperti itu, sering kali di bawah kendala waktu yang memicu stres, kita menjadi kewalahan dan Tugas Jenuh. Ketika ini terjadi, kita kehilangan langkah atau tugas yang lebih sederhana dan lebih rutin. Ini adalah langkah dan tugas yang mudah ditangani melalui daftar periksa.
Akhir-akhir ini, tidak ada profesi yang membawa begitu banyak kritik terhadap jenis kesalahan sederhana seperti dalam kedokteran. Seperti yang telah dijelaskan oleh ahli bedah dan penulis terkenal Atul Gawande dalam bukunya yang terbaru, The Checklist Manifesto, kegagalan ini sering disebabkan oleh kegagalan pembangunan tim, fondasi komunikasi yang efektif, dan koordinasi antar tim di ruang operasi. Penelitian dan eksperimen Gawande melalui Organisasi Kesehatan Dunia telah menghasilkan pengurangan 36% dalam komplikasi utama pasca operasi dan pengurangan 47% dalam kematian pasca operasi melalui pengenalan sesuatu yang sederhana seperti daftar periksa operasi.
Menggunakan Daftar Periksa Operasi untuk Mengurangi Kesalahan dan Meningkatkan Kinerja
Daftar periksa telah menjadi alat yang ampuh namun sederhana dalam memerangi kegagalan ketika menangani masalah rumit dan kompleks. Nilai mereka terbukti, namun penggunaannya di sebagian besar industri tidak konsisten atau tidak ada. Industri penerbangan telah menggunakan daftar periksa selama lebih dari 70 tahun, sementara banyak industri lain telah mengakui pentingnya mereka dan memperluas penggunaannya. Kegagalan untuk mengenali manfaat daftar periksa berasal dari persepsi yang salah bahwa daftar periksa hanya membahas langkah proses yang rumit atau situasi darurat. Melihat daftar periksa dalam keadaan terbatas seperti itu berarti kehilangan peluang yang lebih besar dan mungkin lebih signifikan.
Kekuatan sebenarnya dari daftar operasi adalah bahwa ia dapat memberdayakan tim dan membangun disiplin yang lebih besar. Daftar periksa, ketika dikembangkan dan diuji dengan baik, memberikan setiap anggota tim wewenang untuk mencegah kesalahan. Di bidang medis, yang di mana dokter secara historis memiliki kekuasaan otoriter dan otonom terhadap profesional medis lainnya, Atul Gawande menunjukkan bagaimana daftar periksa operasi memberikan perawat kekuatan untuk mempertanyakan dokter dan meningkatkan fungsi keseluruhan tim medis. Ini telah lama menjadi pengalaman dalam bidang penerbangan militer dan sipil di mana daftar periksa telah memberdayakan anggota awak untuk secara tepat mempertanyakan pilot mereka dan mencegah cedera atau bencana. Mereka dapat melakukan ini karena daftar operasi menjadi alat prosedural yang menghubungkan penyelesaian masalah yang kompleks dan interaksi tim dengan aspek-aspek mendasar dan sederhana dari kegiatan yang ada. Daftar periksa memberikan titik temu untuk tugas-tugas mendasar dan sederhana ketika kemampuan pemecahan masalah tingkat tinggi mengalihkan perhatian kita.
Daftar periksa tidak, dan tidak bisa, menggantikan keterampilan dan pengalaman. Itu bukan fungsi mereka. Meskipun sederhana, daftar periksa operasi membantu tim dalam mengatasi kesalahan mendasar tim dan pemrosesan individu. Ini memberi kita, tidak hanya penopang untuk ingatan kita yang buruk atau tidak adanya pengetahuan, tetapi juga titik untuk tim kolaboratif dan berkinerja tinggi.